Protokoll abschließen & versenden

Sie können das Protokoll in jedem Stadium versenden, egal ob es abgeschlossen ist, oder nicht.

Wenn Sie ein Protokoll abschließen und versenden, so ist dieses für jegliche weitere Bearbeitung gesperrt, also abgeschlossen. Fortlaufende Protokolle wie z.B.: eine Baubesprechung, müssen abgeschlossen werden, bevor ein neues Protokoll derselben Art neu anlegbar ist. (Siehe Layout Fortlaufend)
Wenn Sie ein Protokoll versenden, ohne es abzuschließen, dann erhält dieses eine Indexnummer und Kennzeichnung (Siehe Projektraum - PDF Protokolle).

1. Klicken Sie auf "PDF versenden"

2. Haken Sie alle Personen gewünschten Personen an. "Eingeladen" und "Anwesend" sind nur für die Protokollierung der anwesenden Personen, wenn Sie "Verteiler" anhaken, dann erhält diese Person eine E-Mail mit dem PDF Protokoll

Achtung: nur Personen können in der Teilnehmerübersicht ausgewählt werden, keine Firmen!

3. Geben Sie an von wann bis wann die entsprechende Person anwesend war (Falls dies gewünscht ist)

4. Unter Firma sehen Sie, welche Teilnehmer dieser angehören

5. Unter Teilnehmer sehen Sie die einzelnen Personen

6. E-Mail: Zeigt an, an welche E-Mail das Protokoll verschickt wird

7. Klicken Sie auf Neuer Teilnehmer, wenn sie noch Personen in den Kontakten anlegen, oder zuweisen wollen

8. Klicken Sie auf Einstellungen löschen, wenn Sie alle Häkchen abwählen wollen

9. Es gibt zwei Protokollausgaben:
PDF Detailliert
PDF Einfach
Diese unterscheiden sich wesentlich im Design u. minimal in der Funktion

10. Hier können Sie die Voreinstellungen (Projekteinstellungen - PDF Protokolle) laden (Nur PDF Detailliert)

11. Wenn Sie auf "Abschließen und Versenden" klicken, öffnet sich ein Fenster, das bestätigt, dass Ihr Protokoll versendet wurde

12. Wenn Sie auf "Absenden ohne Abschließen" klicken, öffnet sich ein Fenster, das Sie auffordert eine Indexnummer/Buchstaben zu vergeben. Danach wird es versendet (Nur PDF Detailliert)

13. Unter Vorschau können Sie eine Vorschau des Protokolls generieren

14. Hier Speichern Sie die Einstellungen der Personen (Häkchen) falls Sie noch einmal im Protokoll etwas verändern

Teilnehmer Protokoll abschließen

Protokoll abschließen Buttons

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