PDF-Protokolle versenden

Sie versenden das Protokoll direkt aus der Ansicht der Protokolleinträge mit dem Fliegersymbol.

Tipp: Sie können auch gefilterte Einträge oder markierte Einträge gesondert versenden!

Oder Sie versenden Ihr Protokoll in der Protokollübersicht. Dort können Sie mit den drei Punkten rechts das ausgewählte Protokoll  als PDF versenden. Nach drücken auf "PDF versenden" öffnet sich die Versenden-Maske. 

Hinweis:
Ist der 
Regler rechts oben  grün , sehen Sie alle Protokolle  inklusive der Abgeschlossenen.
Ist der Regler  grau , sehen Sie nur jene Protokolle, die noch nicht abgeschlossen sind. 


In 3 Schritten zum PDF

1. Verteilerliste auswählen

Wählen Sie aus, an welche Personen das Protokoll gesendet werden soll (rechts bei den Checkboxen). Ist bei bestimmten Kontakten keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird Ihnen die Warnung "Email Adresse fehlt" angezeigt. An diese Person kann folglich kein PDF Protokoll versendet werden! 

Dank der Suchfunktion können Sie die gewünschten Kontakte schneller auswählen. 


2. Layout festlegen

Nun können Sie für dieses Protokoll einzeln die gewünschten Layout-Einstellungen vornehmen. Es gibt zwei Layouts zur Auswahl: Klassisch und Kompakt (->  Zum ausführlichen Artikel über das Protokoll Layout). Zu diesen Layout-Einstellungen gehören u.a.

  • der Starttext
  • der Endtext
  • der Zusatztext
  • die Größe der Bilder und 
  • viele erweiterte Einstellungen wie z.B. Planmarker anzeigen. 

Haben Sie in den Projekteinstellungen keine PDF-Voreinstellungen für Ihre Protokolle festgelegt, ist diese Maske leer!

Hinweis:  Beim klassischen Layout kann aus technischen Gründen keine Vorschau generiert werden. Das neue, kompakte Layout ist deutlich platzsparender in der Anordnung der Protokollpunkte und benötigt nur ca. 20% der Dateigröße. Hier kann eine Vorschau angesehen werden. 


3. E-Mail-Einstellungen

Haben Sie in den Projekteinstellungen bei den PDF-Voreinstellungen keine Standardtexte für Ihre E-Mails festgelegt, ist diese Maske leer und Sie können händisch alle Informationen ergänzen. 
Hier legen Sie den Betreff und den Inhalt der E-Mail Nachricht fest, sowie auch einen neuen Termin für z.B. die neue Baubesprechung vereinbaren. 
Ein gutes Beispiel für den Inhalt der E-Mail Nachricht wäre: 

"Sehr geehrte Damen und Herren, 
hiermit erhalten Sie das aktuelle Protokoll xy. 
Einwände sind binnen 14 Tagen schriftlich einzubringen, ansonsten gilt das Protokoll als angenommen und akzeptiert!

Freundliche Grüße
Max Mustermann
tel: 012345678" 

Sonderform: Individuelles Protokoll

Es gibt mit BauMaster 2.0 die neue Möglichkeit ein "Individuelles Protokoll" an alle Empfänger zu senden. 
Das bedeutet, alle Empfänger (Personen von Firmen) erhalten ein weiteres Protokoll das nur die allgemeinen Protokolleinträge und die seiner eigenen Firma beinhaltet.

Hinweis: Die Funktion "Individuelles Protokoll" ist nur beim Protokolllayout "Kompakt" verfügbar!


Praxisbeispiel: 

Sie senden ein Begehungsprotokoll an Elektriker Ernst und aktivieren "Individuelles Protokoll hinzufügen". Die Firma erhält nun zwei Protokolle: 
1. Protokoll: Alle Protokolleinträge aller Firmen und allgemeine Themen
2. "Individuelles Protokoll": Alle allgemeinen Themen und alle Einträge die "Elektriker Ernst" zugewiesen wurden

Wollen Sie das  Protokoll abschließen, setzen Sie unten neben Senden bei "Protokoll abschließen" ein Häkchen. Wird hier kein Häkchen gesetzt, versenden Sie das aktuelle Protokoll, ohne es abzuschließen. 

Hinweis: Sollten Sie das Protokoll-Versenden zwischenzeitlich abbrechen, so werden all Ihre eingegebenen Daten gespeichert. 


Fertiges PDF-Protokoll

Ihr PDF-Protokoll wird allen ausgewählten Empfängern aus der Verteilerliste per E-Mail zugesendet. In der E-Mail befindet sich ein Link zum Öffnen des PDF-Protokolls. Das Protokoll kann von den Empfängern eingesehen und auch heruntergeladen werden. 



Wussten Sie, dass ... 

... Sie sich je Protokollart unterschiedliche  Voreinstellungen definieren können? Das spart Ihnen beim Versenden der fertigen Protokolle enorm viel Zeit. Man kann es ungefähr vergleichen mit Mail-Vorlagen - Entweder Sie arbeiten mit E-Mail-Vorlagen oder Sie schreiben jedes Mal händisch die E-Mail neu. 


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