Kontakte anlegen und verwalten

Neuen Kontakt anlegen

In die Kontakte gelangen Sie entweder über die Menüleiste unten oder das Drei-Striche-Menü links oben. Oberhalb sehen Sie immer in welchem Projekt Sie sich aktuell befinden (hier "Musterprojekt I") 

❗   Hinweis: Die Kontakte sind immer projektübergreifend in BauMaster eingetragen. Jeder Kontakt kann den entsprechenden Projekten dann einfach zugeordnet werden. 

Alle Personen sind in BauMaster einer Firma untergeordnet. Damit haben Sie einen sofortigen Überblick über Ihre Firmen und Ihr Projektteam.
❗   Deshalb müssen Sie immer zuerst die Firma und dann die Person anlegen. 


Neuen Firmenkontakt anlegen

Um eine  neue Firma anzulegen, klicken Sie rechts unten auf das blaue Plus

Beim Erstellen eines Firmenkontaktes haben Sie folgende Felder zur Auswahl: 

  • Name
  • Gewerk (dieses Gewerk wird im Bauzeitenplan ausgegeben)
  • Tel. Nr.
  • E-Mail
  • Fax
  • Straße, Nummer, PLZ, Ort, Land 
  • Notizen
  • Checkbox, dass Sie diese Firma dem aktuellen Projekt zuordnen wollen

Neuen Personenkontakt anlegen

Um eine neue Person anzulegen, klicken Sie auf die gewünschte Firma und in der Firma wiederum auf das blaue Plus.

Bei jeder Person können folgende Informationen hinterlegt werden: 

  • Vorname, Nachname
  • Firma
  • Rolle
  • Gewerke im Unternehmen
  • Handynummer (Hinweis: diese Rufnummer kann auf den PDF-Protokollen angezeigt werden), Tel. Nr. Firma
  • E-Mail (Hinweis: an diese Mail werden die PDF-Protokolle versandt!)
  • Fax
  • Notizen

Sowie eine DSGVO-konforme Checkbox: 
Hier können Sie wählen, welche personenbezogenen Daten auf den PDF-Protokollen sichtbar gemacht werden sollen. 

Button "Projektteam"

In den Kontakten haben Sie den Button Projektteam zur Auswahl. 

Standardmäßig ist die Auswahl Global eingestellt. Damit haben Sie einen Überblick über alle Ihre Kontakte. Wählen Sie jedoch Projektteam, sehen Sie nur Firmen und Personen, die Sie dem Projekt zugeordnet haben! 

Das Projektteam spielt auch bei den Protokollen eine Rolle. Sie haben hier bei der Auswahl der Firmen die Möglichkeit, einen bestimmten Protokollpunkt (z.B. eine allgemeine Mitteilung) dem ganzen Projektteam zuzuordnen.

Personen einem Projekt zuweisen

Firmen und Kontakte sind in BauMaster projektübergreifend angelegt. Das hat den Vorteil, dass Sie Kontakte nur einmal anlegen müssen. Jedoch müssen Sie den Kontakt danach den gewünschten Projekten dezidiert zuweisen.

Das geht ganz einfach in Kontakte, der Kontaktliste und mit dem grünen Regler neben der Firma bzw. der Person. Hier muss sowohl die Firma, als auch die gewünschten Personen ausgewählt werden. Im blauen Feld sehen Sie, wie viele Personen bei der jeweiligen Firma angelegt wurden.

Hinweis: Firmen und Personen, die bei einem Protokollpunkt bereits zugeordnet wurden, können nicht mehr "abgewählt" werden, sondern werden hellgrün hinterlegt.

Kontakte löschen

Kontakte sind Personen oder Firmen. Sie haben nun die Möglichkeit alte Firmen und Personen in BauMaster ganz einfach zu löschen. Dazu klicken Sie in der jeweiligen Firma bzw. der Person auf das Mülleimer-Icon

Haben Sie einen Kontakt fälschlicherweise angelegt, oder wurde die jeweilige Firma/Person bei keinen Einträgen zugewiesen, können Sie den Kontakt einfach löschen. 

Ist die Firma oder Person noch an offenen Protokollen beteiligt oder einem Protokolleintrag zugewiesen, erscheint eine Warnung, ob Sie den Kontakt wirklich löschen wollen. 

Fahren Sie fort, scheint im jeweiligen Protokollpunkt die gelöschte Firma und Person immer noch auf, jedoch mit dem Hinweis "Achtung ausgeschieden!". In der Kontaktliste ist die Firma/Person nicht mehr sichtbar. 

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